La nueva estructura de alto nivel para las normas de sistemas de gestión ISO 9001:2015 – ISO 14001:2015 – Futura ISO 45001
A lo largo de los años ISO ha publicado muchas normas de
sistemas de gestión en temas de calidad y medioambiente, hasta la seguridad de
la información y la gestión de la continuidad del negocio, etc. A pesar de compartir elementos comunes, todas
las normas ISO de sistemas de gestión tienen diferentes estructuras. Esto, a su
vez, da lugar a cierta confusión y dificultades en la fase de implantación.
Para entender la importancia de la estructura de las normas de sistemas de gestión, vamos a dar un paso atrás y analizar la definición de sistema de gestión de la norma ISO y algunos de los beneficios de la implantación de un sistema de gestión eficaz. ISO define el sistema de gestión como “un conjunto de procedimientos que una organización necesita seguir para lograr sus objetivos”. Una norma de sistemas de gestión proporciona un modelo a seguir para crear y operar un sistema de gestión. Algunos de los beneficios de alto nivel de una exitosa norma de sistemas de gestión son:
• Optimización del uso de los recursos
• Mejora de la gestión de riesgos
• Aumento de la satisfacción del cliente
mediante el cumplimiento de sus expectativas sobre los productos/ servicios
¿Por qué una nueva estructura
de alto nivel?
La mayoría de las organizaciones disponen de más de una
norma de sistemas de gestión implantada y certificada. Hacer esto de forma
individual ocupa una gran cantidad de tiempo y recursos extras, por lo que
existe una clara necesidad de encontrar una forma de integrar y combinar las
normas de la mejor manera posible. Hasta la fecha, cada una de las normas de
sistemas de gestión presenta diferentes estructuras, requisitos y terminología,
por lo que la integración sigue siendo un reto.
Para abordar este problema, ISO desarrolló el Anexo SL - el marco para un sistema de
gestión genérico y la estructura para todas las normas de sistemas de gestión
nuevas y revisadas de ahora en adelante. Para hacer frente a las necesidades
específicas de la industria, los requisitos adicionales de sectores
particulares se añadirán a este marco genérico.
¿Cómo afectará a las organizaciones?
Esta estructura de alto nivel se pondrá en marcha en todas
las normas de sistemas de gestión nuevas y revisadas para garantizar coherencia
y compatibilidad. Con el Anexo SL, los implantadores de sistemas de gestión
pueden esperar menos conflictos, duplicidades, confusión y malentendidos que
los que se produjeron como consecuencia de las diferentes estructuras de las
normas de sistemas de gestión.
Los auditores de sistemas de gestión ahora utilizarán un
conjunto básico de requisitos genéricos en todas las disciplinas y sectores
industriales.
Todas las futuras normas de sistemas de gestión tendrán
la misma estructura de referencia, texto
básico idéntico, así como términos y definiciones comunes. Aunque la
estructura de referencia no se puede
modificar, se pueden añadir sub-cláusulas y texto específico de la disciplina.
El Anexo SL aplica a todas las normas de sistemas de
gestión, tales como las normas ISO, especificaciones de acceso público (PAS) y
especificaciones técnicas (TS). Las revisiones de ISO 9001 e ISO 14001, así
como la futura norma ISO 45001 están todas basados en la estructura de alto nivel del Anexo SL:
Cláusula 1: Objeto y campo de aplicación
El alcance establece los resultados esperados del sistema
de gestión. Los resultados son específicos de la industria y deben ser
coherentes con el contexto de la
organización (cláusula 4).
Cláusula 2: Referencias normativas
Proporciona detalles sobre las normas de referencia o
publicaciones relevantes en relación a la norma concreta.
Cláusula 3: Términos y definiciones
Detalla términos y definiciones aplicables a la norma
específica, además de cualquier otro término y definición relacionado con la
norma.
Cláusula 4: Contexto de la organización
La cláusula 4 consta de cuatro sub- cláusulas:
4.1 Conocimiento
de la organización y de su contexto
4.2 Comprensión de
las necesidades y expectativas de las partes
interesadas
4.3 Determinación
del alcance del sistema de gestión de la calidad
4.4 Sistema de
gestión
Como punto de partida y referencia del sistema de
gestión, la cláusula 4 determina por qué la organización está donde está. Como
parte de la respuesta a esta pregunta, la organización debe identificar las
cuestiones internas y externas que pueden influir en los resultados esperados,
así como a todas las partes interesadas y sus necesidades. También debe
documentar su alcance y establecer los límites del sistema de gestión - todo en
línea con los objetivos de negocio.
Cláusula 5: Liderazgo
La cláusula 5 consta de tres sub-cláusulas:
5.1 Liderazgo y compromiso
5.2 Política
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la
organización
La nueva estructura
hace especial hincapié en el liderazgo, no sólo a la dirección que
figuraba en las normas anteriores. Esto quiere decir que la alta dirección
tiene ahora una mayor responsabilidad y participación en el sistema de gestión
de la organización. Deben integrar los requisitos del sistema de gestión en los
procesos de negocio de la organización, asegurar que el sistema de gestión
logra los resultados previstos y asignar los recursos necesarios. La alta
dirección es también responsable de comunicar la importancia del sistema de
gestión y aumentar la toma de conciencia y la participación de los empleados.
Cláusula 6: Planificación
La cláusula 6 consta de dos sub-cláusulas:
6.1 Acciones para tratar riesgos y oportunidades
6.2 Objetivos del
sistema de gestión y planificación para lograrlos
La cláusula 6 nos proporciona la manera directa de tratar
el riesgo. Una vez que la organización ha definido los riesgos y oportunidades
en la cláusula 4, tiene que establecer cómo van a ser tratados a través de la
planificación. Este enfoque proactivo sustituye a la acción preventiva y reduce
la necesidad de acciones correctivas posteriormente. Se pone especial atención
también en los objetivos del sistema de gestión. Deben ser medibles, ser objeto
de seguimiento, comunicados, coherentes con la política del sistema de gestión
y actualizados cuando sea necesario.
Cláusula 7: Soporte
La cláusula 7 consta de cinco sub-cláusulas:
7.1 Recursos
7.2 Competencia
7.3 Toma de
conciencia
7.4 Comunicación
7.5 Información
documentada
Después de abordar el contexto, el compromiso y la
planificación, las organizaciones tendrán que analizar el soporte necesario
para cumplir con sus metas y objetivos. Esto incluye los recursos,
comunicaciones internas y externas, así como la información documentada que
reemplaza los términos utilizados anteriormente como documentos, documentación
y registros.
Cláusula 8: Operación
La cláusula 8 consta de una sub-cláusula:
8.1 Planificación
y control operacional
La mayor parte de los requisitos del sistema de gestión
se encuentran dentro de esta cláusula. La cláusula 8 aborda tanto los procesos
internos como los contratados
externamente, mientras que la gestión del proceso global incluye
criterios adecuados para el control de estos procesos así como formas de
gestionar el cambio planificado y el no previsto.
Cláusula 9: Evaluación del desempeño
La cláusula 9 consta de tres sub-cláusulas:
9.1 Seguimiento,
medición, análisis y evaluación
9.2 Auditoría
interna
9.3 Revisión por
la dirección
Para dar cumplimiento a éste requisito, las
organizaciones deben determinar qué, cómo y cuándo ha de ser supervisado,
medido, analizado y evaluado. La auditoría interna también es parte de este
proceso para asegurar que el sistema de gestión se ajusta a los requisitos de
la organización, así como a los de la norma, y se ha implantado y mantenido con
éxito. El último paso, la revisión por la dirección, que analiza si el sistema
de gestión es apropiado, adecuado y eficaz.
Cláusula 10: Mejora
Con dos sub-cláusulas, la cláusula 10 analiza cómo se
deben tratar las no conformidades y acciones correctivas:
10.1 No conformidad y acción correctiva
10.2 Mejora continua
En un mundo empresarial en constante cambio, no todo
siempre se lleva a cabo según lo planificado. La cláusula 10 analiza las formas
de hacer frente a las no conformidades y acciones correctivas, así como las
estrategias de mejora continua.
Víctor Hugo Jaramillo Salazar
Experto
Profesional en Prevención de Riesgos
Auditor
Líder en Sistemas de Gestión
(ISO
9001 - ISO 14001 - OHSAS 18001)
Consuntor Senior, Colaborador de Goldman Consultores
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