Ordenando la participación organizacional activa en los proyectos de cambio

Cuando gestionamos cambios organizacionales, creamos estrategia, documentos, protocolos. políticas, procedimientos, sistemas u otros en las empresas o instituciones, debemos asegurar que las personas que las integran sean actores activos en este proceso y no simples receptores del cambio.

Pero ¿cómo aseguramos que los integrantes de las organizaciones opinen, participen activamente y sean parte de los cambios de manera proactiva?

Simple: aplicamos el principio POA, o sea, aseguramos una Participación Organizacional Activa desde el diseño metodológico del cambio.

Quienes implementamos procesos de cambio o diseñamos soluciones de consultoría estamos acostumbrados a una estructura de participación que, de una u otra manera, al menos busca socializar el propósito o difundir los resultados. Mi intención es darle una estructura a esta participación, en base a la experiencia de intervenciones exitosas.

El principio POA se debe aplicar siguiendo una sencilla secuencia de acciones, descritas a continuación:

1. Definición de Contraparte Técnica (CT - quienes lideran el cambio), integrantes de Panel de Expertos (PEX - los especialistas en los temas a intervenir) y de Informantes Claves (IC - quienes tienen algo que decir del tema), eso en la primera fase del proyecto.
2. Levantamiento de información a partir de entrevistas, cuestionarios u otros a IC o MT (Adicionalmente se levanta información secundaria de fuentes confiables)
3. Levantamiento de Opinión Organizacional o LOO (encuesta en línea, grupos focales, otro) respecto del tema, sobretodo cuando la organización cuenta con muchas/os colaboradores/as.
4. Consolidación de la información como un todo en una Versión 0, "V0" o propuesta para revisión (ej: Nombre documento_V0)
5. Presentación o envío de los resultados consolidados (V0) a los ICI, MT y otros Stackeholder para recoger las eventuales modificaciones. Solicitar revisión y envío de sugerencias en plazo determinado.
6. Recopilación y revisión de los cambios sugeridos al V0, aplicación y elaboración de la versión 1 ("V1") del documento (ej: Nombre documento_V1)
7. Envío para validación del documento V1 a la CT y otras autoridades organizacionales. Solicitar la revisión y V°B°. Si no se logra validar, se generarán las versiones necesarias V2, V3, etc. Se debe llevar registro de la fecha de las versiones, por ejemplo Nombre documento_V4_16082019, o sea, versión 4 del documento, elaborado el 16 de agosto de 2019...
8. Elaboración de la versión final del documento o VF (ej: Nombre documento_VF)
9. Difusión del documento o del alcance de su contenido a la organización.

Con estos pasos damos estructura a la co-construcción participativa de los elementos que regirán el desempeño de las organizaciones. Todos pueden opinar, el producto es, finalmente, un desarrollo colectivo.

¿Ya lo aplicabas en la misma secuencia? Excelente!

¿Lo hacías de forma distinta, pero asegurando participación? Excelente!

¿No lo hacías así o te faltaban pasos? ya puedes darle estructura a tu consultoría.

Éxito!